教えて！一色先生～オフィスカイゼンに終わりはない！見える化によるカイゼン10選

こんにちは、一色です！

オフィスカイゼン活動は活発に取り組めていますか？

これまでに「オフィスの環境課題別オフィスカイゼン策」や「安全対策カイゼン策」などの取り組み例を紹介しましたが、今回は
見える化で行動をうながす「カイゼンサインの代表例」
を紹介します。
（オフィスカイゼン委員会のカイゼン策で評判の事例から特徴的な10点を選んで紹介します）

１． 傘連れて帰ってくだサイ

（オフィスの広場でも何度か紹介していますが、オフィスカイゼン委員会のサイトで最も閲覧数が多いのがこの「傘連れて帰ってください」です）

あなたのオフィスは晴れた日が続いているのに、傘立てが満載ということはありませんか？

「仕事がスムーズに回っていない組織は傘立てがあふれていることが多い」とも言われます。オフィスの中に不要なものを残したままにしないという意識が薄まると、傘立てにもその現象が形になって現れがちです。

【抜き打ち傘立て検査】を実施
↓
チェック日を記入できる持ち帰りお願いシールを傘に貼る
↓
1週間後に再確認→シールがそのままの傘を撤去！
シールを貼るといつから放置しているかを気づくので持ち帰ってくれるようになります。

◎放置物の見える化「傘連れて帰ってくださいシール」 ▼画像引用元

２．消灯レイアウト

オフィスの天井照明。消したい所を消せますか？
会議室でのプレゼン等の際に、スクリーン部分だけを消したいのに他のエリアを消してしまったり…

照明スイッチそれぞれに、番号や記号のシールを貼り付けそのスイッチに対応するエリアを、縮小した平面図に表示した「消灯レイアウトサイン」を掲示しましょう。

◎レイアウト図で、照明の対応エリアを見える化 ▼画像引用元

３．冷蔵庫フセン

冷蔵庫に持ち主の分からないものが溜まっていませんか？
お昼のお弁当や飲み物を一時的に保管するために、冷蔵庫を設置するオフィスは多くありますが、使用ルールを決めておかないと、誰がいつから置いているのか分からなくなることがあります。

冷蔵庫の扉にマスキングテープやふせんと、サインペンを置いて氏名、日付を記入するというルールを表示することで、いつまでも冷蔵庫の中に溜まってしまうことを避けられるようになります。

◎誰がいつからの見える化 ▼画像引用元

４．会議中お知らせポップ

ハイブリッドワークが一般化して、オフィスでも執務スペースで同僚や、社外の方とオンラインで打ち合わせをするのが当たり前になってきました。オフィスで聞きたいことがあり、業務をしている同僚に話しかけたらオンライン会議最中で気まずかったということはありませんか？

社員が誰でも使える”WEB会議中”ポップをパソコンに取り付けることで、周囲の同僚にWEB会議中ということを伝えることができます。

◎状況の見える化 ▼画像引用元

５．会議室標準レイアウト

あなたが参加される会議はいつも時間通りに始まっていますか？
予定時間通りに会議をはじめるには、会議室の基本レイアウトが定着していることが大切です。基本レイアウトが表示されていれば、使った人も会議終了後に迷わず元に戻すことができますし、過不足や不具合があれば総務に連絡をもらえます。

会議に使う備品も定位置に戻されていれば探す手間がなくなり、準備に掛かる時間を節約できます。カーペットに印をつけておけば、机の角をキッチリ揃えやすくなりますよね。

◎ 基本レイアウトの見える化 ▼画像引用元

６．ランチのとき席開けてください（くだサイ・サイン）

フリーアドレスのオフィスでは、ラウンジでも執務できるようにするケースが多くあります。

その際、昼休みはラウンジを食事スペースとして席をあけるルールになっていても、出張者や他拠点ワーカーがそのことを知らずにそのまま仕事を続けてしまうことがあります。食事をしたい人も、仕事をしている人に席をあけてとは言いにくいですよね。

でも、テーブルにあらかじめ「ランチのときは席を空けてください」と表示されたサインがあると、みんな気づいて席を空けてくれるでしょう。そんなとき、命令口調ではなくサイをモチーフにした「くだサイ君」のイラストなどでほのぼのとした雰囲気でお願いすれば、協力する人の負担感も少し和らげることができますよ。

◎ルールの見える化 ▼画像引用元

７．会議備品トレー

ホワイトボードマーカーのインクが切れた！そのとき、書けないマーカーをそのままトレーに戻していませんか？

会議室に必要な備品一式が入ったトレーを用意しておくことで、「だれだ、書けないマーカー置いたのは！」と、会議進行が乱される状況を避けられます。また、そのトレーにマーカーの予備カートリッジを用意しておくことで、常にインク切れなく使うことができます。

◎使用備品の見える化 ▼画像引用元

８．「これ、アカン！」シール

ルールが守られない現場、どう対処していますか？

本来置かれてはいけない場所に書類が山積みになっているとか、廃棄することが滞って満杯になっているゴミ箱など、ルールを決めているにもかかわらず、なんとなく放置され、乱雑になってしまうという事がオフィスの中では起こりがちです。

守ってほしい決まりごとを皆が実行できるように、注意喚起シール「これ、あかん！シール」や「〇〇してくだサイサイン」を悪い状態の箇所に貼り付け、良くないことを誰にも見えるようにします。

注意喚起シールは、堅苦しくなく遊びごごろのある、ちょっとくだけた感じにデザインにするとよいでしょう。

◎遊び心で注意喚起を見える化 ▼画像引用元

９．ゴミ分別現物表示

オフィス内でのゴミの分別できてますか？
ゴミの分別区分を細かく定義した表を印刷してゴミ箱に貼っても、きちんと分別されないということが起こりがちです。

そこで、分別を間違いやすいゴミだけに絞って、具体的に注意点を掲示します。
そもそも分別しない人は、分類を書いてあってもあまり見ないことが多いんですよね。 なので、パッと一目でわかるように、イラストを大きくしたり、現物（ゴミそのもの）を使ったりして、気づきやすくなるような案内にしています。

◎特別な注意喚起の見える化 ▼画像引用元

10．共用文具の定数管理

フリーアドレスオフィスになると文具を共用することが増えています。
物品の管理漏れで、「使いたいのにモノが無くて困る！」なんてことがありませんか？

フロア内でよく使用する文具は在庫の適正終了をチェックして必要な数量を確認しましょう。使う頻度をもとに在庫数量を見える化しておくことで、誰かが使っていて使えないという状態を避けることができますよ。

◎トレー内に、写真つきで、適正在庫数を見える化 ▼画像引用元

オフィスカイゼンに終わりはない

以上　オフィスの見える化カイゼン策10選を見ていただきました。
オフィスはつくったところから劣化が始まります。

外部環境が激動の時代、オフィスが常に最適化できるようにアップデートする必要があります。 常に変化するので100点満点のオフィスはありません。

オフィスカイゼンに終わりはないのでよりよい状態になるように取り組んでいきましょう。
ここまで読んでいただきありがとうございます。