教えて！一色先生～オフィスカイゼン活動を継続するコツ5選

こんにちは。一色です。

オフィスカイゼン活動を委員会のような形で始めたものの、継続的に活発な活動を維持するのが難しいという声をよく耳にします。 あなたのオフィスでは、オフィスカイゼン活動を継続できていますか？

今回は、オフィスカイゼン委員会のカイゼン策で評判の良い事例から、カイゼン活動継続のために特に有効と思われる特徴的な事例を5つピックアップし、ご紹介します！

継続のために必要な3つの基本

① 目的の共有
活動の出発点は「なぜこの活動を行うのか」という目的の共有です。目的が曖昧なままでは、メンバーのモチベーションも続きません。活動開始時にしっかりと説明し、以降も繰り返し目的を確認することが大切です。毎回の集まりで目的に立ち返る習慣を持つことで、日々の行動にも意識が根付きます。

② リーダーの熱意
活動の推進には、情熱を持ったリーダーの存在が欠かせません。強制するのではなく、メンバーのやる気を引き出す声かけや姿勢が重要です。ただし、リーダーの思いが強すぎて厳しいノルマを課すなどすると、逆にメンバーの意欲が下がる恐れもあります。リーダーは、寄り添いながら共に楽しむ姿勢を持ちましょう。

③ 面白がる雰囲気づくり
自由に意見を出し合えるリラックスした雰囲気が、カイゼン活動の質を高めます。気軽に話せる環境を作るために、BGMやちょっとしたお菓子を用意して「集まりが楽しい」と感じてもらう工夫も効果的です。


継続のための取り組み5選

1．活動組織と活動頻度の設計
オフィスカイゼン活動は、総務部門だけで抱えるのではなく、全社的に巻き込む仕組みが効果的です。たとえば、各部門から1名ずつ運営委員を選出し、1年ごとのローテーションで交代すれば、多くの社員が委員としての経験を持つことができます。

また、活動頻度を明確に決めておくことも大切です。「課題が出たときに集まる」というスタイルでは、次第に開催頻度が減って自然消滅しがちです。年間の目標（例：年間◯件のカイゼン策を実現）を設定し、定期的に活動しましょう。

▼画像引用元：オフィスカイゼン委員会

2．活動の見える化
どんなカイゼン策が実施され、どのような変化があったのかを「見える化」することで、活動の成果を実感できるようになります。成果を共有することで、活動に対する理解と協力者が増え、前向きな空気が生まれます。

▼画像引用元：オフィスカイゼン活動みえる化

3．不具合の拾い出し体制
オフィスのちょっとした不具合に気付いても、それを伝える仕組みがなければ放置されがちです。「カイゼンボイス」など、誰でも簡単に課題を報告できる仕組みを整えることで、早期対応が可能になります。小さな気づきが、大きな改善につながります。

▼画像引用元：カイゼンVOICE

4．活動の予算化
活動にかかる費用が全く予算化されていないと、簡単な施策さえ実行しづらくなり、活動が先細りになります。

たとえば月1回の委員会で、簡単な掲示物やお菓子を準備する程度であれば、100人規模のオフィスで月3,000円程度（1人あたり30円）が目安になります。このような「カイゼンのための小さな余白」が、活動を支えます。

5．社外勉強会の実施
新しい視点を得るために、社外勉強会や他社オフィスの見学を取り入れると、刺激になります。他社のカイゼン事例を知ることで、課題の見つけ方にも幅が出てきます。

また、外に出なくても、テナントビルのゴミ収集の現場を見学するだけでも、社内の意識が変わるなどの効果が期待できます。

▼画像引用元：社外勉強会

おわりに

オフィスは放っておくと徐々に劣化します。だからこそ、日々のカイゼン活動を継続することが、働きやすい環境と組織のパフォーマンス向上につながります。

ぜひ、あなたのオフィスでも、楽しみながらオフィスカイゼンを続けていってください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。