現在総務人事部の事業部長としてご活躍の小林裕輔（こばやし・ゆうすけ）さんにお話を伺いました。

突然の辞令により総務の責任者となってから11年が経った小林さん、就任した際は総務経験はゼロ。ずっとIT畑で培ってきたそのバックグラウンドをどのように活かし、総務を盛り上げているのでしょうか。

――現在の業務や組織体制など、教えてください。

小林さん（以下、敬称略）：総務人事部の事業部長として、12名の部隊をまとめています。そのうち総務は9名で担当しています。勤怠、給与計算、その他は会社のイベント運営、認証資格などの管理、備品購入、社内の問い合わせ窓口などが主な業務となります。

全社員数は1,000名強で、9割くらいがエンジニア職となります。ほとんどが顧客先に常駐しているほか、約8年前から在宅勤務を活用していますので、通常、東京のオフィスに出社しているのは20名ほどになります。

このオフィスに移転して5年になりますが、コロナ前でも毎日40-50名くらいの出社でした。総務人事部は多くの場合2名常駐で交替制をとっています。

――ご経歴について教えてください。

小林：大学を卒業後、新卒で入社した証券会社を半年で退社し、その後2-3年はフリーターで好きなことをやっていました。当時はあまりキャリアについて深く考えていなかったんですね。このままだとまずいかなと感じはじめた26歳ごろ、ようやく就職をきちんと考え始めました。2000年問題が騒がれていた時期で、ここからはITがくるなと直感して、もの作りに興味があったことも手伝って、当時大手IT企業の子会社だった会社に入社しました。

――好きなことというのはどんなことをやっていたのですか？

小林：冬はスキー場で住み込みバイト、夏は海の方で、、、といろいろやりました。入社してからはコールセンターや情報システム部門配属で数年。その後新たにスタートしたスクール事業の部門に異動になり、講師を任されました。どんどん拠点開設が進み、講師をやりつつ拠点の運営も担当。30歳までスクールスタッフみたいな状態でしたね。

2005年からはスクール流行のピークがおさまり、事業が下降線をたどるようになったことで転職を考えるようになりました。いくつかみている中で、当社で技術職の募集をしていることに目をつけたのがその年の12月。入社してもう18年になります。

――フリーターからのご転進でとても順調な感じですね。初めは技術職からスタートされ、現在の総務をご担当になったきっかけは？

小林：当初は、新入社員をエンジニアに育てるための研修講師を担当しました。当社は、この業界未経験の人を通年採用しているんです。技術的なバックグラウンドがない人に最低限の知識をもってもらい、エンジニアに育てていく、という研修をやっているんです。2007年からはその研修をサービスとして外販するようになりました。つまり他社様の新人研修として提供するということで、その部門の責任者でした。

6年ほど経った2013年、当時の総務部責任者が急遽退職となったタイミングで、社長室に呼ばれて、やってくれないか、と。私に声を掛けいただいた理由は実はいまだにわからないのですが、情報システムまわりはわりと総務部と近いところで仕事をしていたというのもありましたので、そういった観点なのかなという理解をしています。

正直、適任者は他にもいたのではないかと思うのですが、せっかくお声がけいただいたので期待に応えたい、まずはやってみよう、と好奇心の方が勝ったという感じで引き受けました。当初は兼務でしたし、全く総務という分野をわからずで始めたので結構大変でしたね。

――どんな姿勢で取り組んでいますか？

小林：総務は、多岐にわたる業務を任されるわりに、できていても評価されにくいという面があります。スタッフ側にとっては毎月何十件、何百件という問合せのうちの一件ですが、問い合わせをする側にとっては初めてのことだったりするわけですよね。ですので機械的な作業にならないように心がける必要があります。そういった一件一件を丁寧に取り組んで、信頼をコツコツと積み上げていくことが大事かなと思っています。

――総務業務をやるにあたってITのバックグラウンドが活きているのでしょうか。

小林：システムや制度で、いわばアナログ的なやり方を続けている、というのを他社様も含めよく見かけます。多少なりとも技術的なバックグラウンドがあると、もっといいやり方があるのにな、と感じる場面が多いです。おそらく、提案を受けて導入したはいいけど会社が変化してもシステムは替えない、あらゆるシステムを導入してしまって連携が取れていない、などといったことですね。そういった部分に見直しをしていく、というのはシステムを作っていく、という感覚に似ているなと感じます。

当社でも、古いシステムを自社の要件に合わせて、開発部門と連携して新規開発し、使いやすい新たなシステムを作り上げ、それがサービス化され、他社でも使われるようになったケースがあります。

そんなふうに、もの作りに一から携われる経験はとても貴重な経験です。社内のニーズや要望を広い範囲で拾い上げ、形にできるということも、やってみないと分からないこの仕事の魅力ですね。

――システムに多く触れていた方の目線ですね！もしいま、総務を外れて技術系の業務に戻って、と言われたら…戻りますか？

小林：今いろいろと新しい技術が出てきていて面白そうとは思いますが、ITに戻りたいという気持ちはないですね。そういったものを自分たちの業務に取り入れてうまく活用できたらいいなと思います。

――コミュニケーションに悩む企業が多いですが、小林さん自身が総務のメンバーやほかの社員とのコミュニケーションで工夫されていることは？

小林：部署内では、朝晩二回オンラインミーティングをしています。全員が毎日顔を合わせない中でも、ある程度お互いのやっていることは把握できますし、当社の「ZaiTark（ザイターク）」というシステムで、ボタン一つでいつでも話しかけられる状態を作っています。

――わかりやすいネーミングですね！「いま話してもいいですか？」の問いかけが不要というのは便利ですね！

小林：そうなんです。話せないときは「取り込み中」というようにステイタスを変えておける機能もあって便利です。

他の部署に対しては、管理職同士でランチや飲み会、もちろんオフィス内でもなるべく接点を持つようにして、話す中でアラートをあげてもらうようにしています。問合せの内容にも目を配るようにしています。

また創業当初から毎月歓迎会を実施しています。こういう働き方だからこそ、頻繁にコミュニケーションをとっていこう、という意識でずっと継続しているものです。ほかにも、オンラインコミュニケーション手当というのもあります。オンラインで食事会を開催した旨を申請すれば規定の上限までの手当が出る制度です。

――総務業務に励むひとやこれから総務を目指すひとにアドバイスをお願いします。

小林：どんなことでも、常に「これでいいのかな？」という目を持って取り組むことが大切だと思います。社会の変化はますます大きくなりますし、その中で自社の成長や変化をしていくので、そのままでいいわけはありません。すでに出来上がった仕組みがある中で、「ここはこういうルールだから」とか「今までこういうやり方をしていたから」といったことにしばられずに見てほしいと思います。

我々のようなIT企業にもヒントはありますし、常に疑問を持つことを忘れずに、アンテナを張り、積極的に情報収集をしていただきたい。それを継続していくことで力になっていくと思います。

――今日はありがとうございました。