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気になるワダイ!
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ライター:セッキ―

2024.04.25

自分たちのオフィスを自分たちの手でより良く。 ワン・コンパス流“オフィス改善”の取り組み

今回は、以前「気になるオフィス!」で取材したことのある株式会社ONE COMPATH(ワン・コンパス)さんを再び訪問しましたー!
→気になるオフィス!ONE COMPATH(ワン・コンパス):フリーアドレス導入でコミュニケーションが活発に!”ワンマイル行動”を誘発するオフィス

2022年7月、オフィスを改装した際におジャマしたのですが、最後の最後にお聞きしたこんな言葉がずっと気になっておりました!

「オフィス改善委員会を発足したところ、参加希望者が6人も集まってくれました」

社員自ら、オフィスの改善活動に参加したい、という積極的な気持ちを持つ同社。1~2年経ったら必ず取材したいと思っていて、今回ようやくその思いがかないました!

「出社したくなる会社環境をつくる」をスローガンに

以前の記事は1年8か月ほど前。総務を担当する小池さんは、オフィス改善委員会を発足しメンバーを募集しました。各部署から1名ずつ、などの指名制ではなく立候補制にしたことに不安はありましたが、すぐに希望者が手を挙げてくれたそうです。社員さんたちの意識が高いことがわかりましたね。

小池さん
「“やらされている感”で運営したくなかったんです。あっという間に手が挙がり、8名ほどでスタートすることができました。なんとそこに、まさかの役員が1名混じっていたんですよ。普通にエントリーされてきて。驚きましたが嬉しかったですね。」


▼募集した際のSlack本文

石田さん/取締役COO(当時:CIO)
「ハイブリッドワークが当社としても初体験でしたし、メンバーがどのような課題を持ちながら仕事しているのか、現場に任せきりではなく自分でもやってみよう、という想いから参加しました。」


いや、素晴らしいです!
石田さんの得意の○○も活かされているそうですよ!順にご紹介していきますね^^

ミーティングは月に一回程度。本業に支障が出ないよう、極力タスク化しないことを心がけているそうです。ムリなく運営できるポイントかも知れませんね。メンバーは入社年次や性別・職種問わず多様な部署から集まっていて、その部署の社員さんから挙がる声を拾い上げるだけでも改善ネタがたくさん。

せっかくの施策は使ってもらってこそ!施策にプラスもうひとひねり!
ではここまで実行に移されたことをご紹介していきます!

【1】ランチ代補助キャンペーン「ひるワン」

「ひるワン」と題されたランチ代補助の施策は、期間限定のキャンペーン方式。3名以上でランチに行く場合に1人500円の補助。同一部署でも、部署を越えてもどちらでも対象になります。

i)3名以上のランチ(→部署は問わないから気軽に行ける)
ii)期間限定にしたこと(→使わなきゃ!という気になる)
iii)ランチ後、専用Slackチャンネルに報告!(→利用してなかった人も利用したくなる!)

小池さん
「ランチ補助に関してはかなり他社事例を参考にして入念に考えました。よく見受けられたのがメンバーをシャッフルして指名して、というものですが、当社の社風などを考えると、一度も話したことがないメンバーといきなりランチするというのが馴染まないと思いました。また、キャンペーンとして期間限定にしたのも利用度が上がると思って導入しました。」

石田さん
「経営方針で、ちょうど(2023年の)11月から週2出社を週3出社に増やすタイミングだったんです。そこで11月~翌1月までの期間を決めたんですね。初めは使う人がなかなかいないんじゃないかと心配して、まずはお手本に委員会メンバーが活用しようとしたら、もう利用したという報告がSlackに上がってきて。あれには驚きました!出社することが楽しく思えるような施策になってよかったです。」


ランチ補助制度は正直どこもやっている施策ではありますが、同社の場合はそこにひとひねり加えていることが大きな成功ポイントですね!


【2】会議室の空室状況つぶやき専用チャンネル

立派な会議室管理システム、導入されているところは多いんですけど、20分早く終わったからといっていちいちシステムに入って入力を変えたりしないですし、また空きを探している人もそこまでタイムリーにわかりませんって。そこで同社はこんな策を。   

このSlackの「会議室探しています」チャンネルでは、
   「○○会議室、早く終わったので●時まで空いてます」
   「30分使いたいんですけどどこか空きないですか?」

といったような会話が飛び交い、リアルタイムで空室状況を把握できちゃうというとても便利なやり方です。これ、地味に便利じゃないです?特に、会議室の数のわりに会議が多く、複数フロアに点在するようなオフィスにはもってこいの運用方法ですね!
※後述にもありますが、ONE COMPATHさんの会議室は「関東」「中四国」「沖縄」など日本の地域が名称になっています。

【3】巨大ホワイトボードの活用

以前取材した際にはまだ活用されていなかったなかなか大きめのホワイトボード。入室してすぐ正面に位置しています。ホワイトボードなのでもちろんアナログになりますが、ここにすごく楽しいこと、興味深い情報が書いてあったら、出社する一つの楽しみになりそうですよね!

わぁ~!こんな風に歓迎されたら新入社員の皆さん、嬉しいですね!ってか似顔絵がうますぎます♪

なにより描いてるみなさんが楽しそう!!

サークル活動も活発な同社、誘致のポスターががっつり貼られているシーンも見受けられます。ここを見に来る人同士でまた会話が弾みそう^^

【4】会議室のニオイ問題

個室にはニオイがこもりがち、そこで消臭スプレーを置く対応をとったみなさんですが、ただ置くだけでは使われない。ということで、ドア付近にマグネット式の棚ケースを設けてすぐ使えるように、そして片付けやすいような工夫をされましたね。

それだけでは終わりません。
できれば使用していないときはドアを開放していただきたいものです…それならやっぱりポスターが一番♪

ということで、イラストが得意な石田さんが描いた小池さんのイラストをミニポスターにしちゃった!さてここでもひとひねり。同社の会議室は日本国内の地域の名称がネーミングされているので、その部屋に合わせた方言を使ってお願いしちゃいました★

こちら、「東北」会議室にはってあるのは岩手弁バージョン。「会議終わったれば戸っこ閉めねでおげ~」(笑)

「中部」会議室にあるこちらは静岡弁バージョンで、「ドア開けといてくれるら?」

「沖縄」会議室は、言葉は普通でビジュアルのインパクト大!!笑

それぞれ、その地域出身の親御さんに確認したりして作ったそうですよ^^


【5】オフィスは使い勝手に合わせてプチ改装

仕上げに!つい最近(今年の3月)プチ改装したオフィスもちらりと拝見~♪

一人用の商談ブースが一気に5台も増えていました!なんと!オルガテック東京2022のときに筆者が大興奮して写真を撮りまくっていたあの、フェラーリのデザイナーさん監修のブースが!!

実際に導入しているオフィス初めてです♪^^見れて嬉しい!

委員会メンバーで名称を検討し、新幹線の名前になりました~♪のぞみ、さくら、はやぶさなど、確かに新幹線ぽいビジュアルと言われれば見えなくもないかも。

ちょっと物寂しかった壁などにフェイクグリーンが飾られて癒し度がアップしていました♪IKEAのオンラインショッピングで購入したそうです。

消火器置き場は足元だけど、ココにあるよ、は遠くからでも見えやすいほうがいいね!(※これは委員会の実績とは違いますけど)

コピー機のそばの棚にクリアファイルが欲しいという声を反映して。そうですね!あった方が便利です。

レイアウト変更をしたため、いくつか余ってしまった家具も出てきました。そんなベンチは廊下に置いて、電子レンジ待ちの方にピッタリ♪ちなみにベンチ下収納にはヘルメットがありました。

さて、この春から取締役に就任された石田さんは新たな悩みを抱えていました。

石田さん
「全体はグループごとのフリーアドレスなのですが、取締役に就任して固定席に移動になったんです。今まではデスクでメンバーと肩を並べて、普通に『昨日のTVでさ~』なんて雑談をしていたんですが、それがなくなりコミュニケーションが急激に減ってしまいました。私の席に誰も来ないんですよ。これでは、雑談だけでなく大事な報告も、気軽なコミュニケーションではできなくなってしまう。おそらく同じ悩みを他の役員2名も感じていると思います。

何かの本で、“社長(や役員)は生き物係でもある”とありました。つまり植栽に水やりをしながらメンバーたちに自然に近づいて会話する、ということなんですね。これをヒントに何か考えたいなというのが個人的な課題です。」


なるほど!結構切実な問題です。
筆者が見てきたオフィスでは、社長も役員も完全にフリーアドレス、というケースも少なくないですが、ここは結構企業のカラーが出るところだなと感じています。

      *      *     *     *     *

いかがでしたか?
「オフィスは畑の土」。耕し続けなければなりません。貴社のオフィスでもまだオフィス改善の取り組みを始めていないのだとしたら、ぜひ参考にしてくださいね!

ONE COMPATHのオフィス改善委員会の皆さんは、昨年の社内表彰で受賞されたとか!これは嬉しいですね^^ メンバーが本業に支障が出ないように、それどころか楽しんで活動を続けてきた結果です。オフィスがより良くなっていってそのうえ表彰されるなら、委員会冥利につきますね。

セッキ―

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ライタープロフィール

整理収納アドバイザー(準一級)、防災士。2014年入社、当社で初めてライターに挑戦。キャリアのスタートは銀行員、その後リクルートグループ、大手税理士法人、スポーツアパレルなど複数の事業会社で管理部門、企画部門、秘書などを経験しながらカルチャーショックのシャワーを浴びまくる。2度の高齢出産を経て復職し、現在家事・育児・リモートワークに奮闘する毎日。無類のコーヒー好きで趣味はハンドメイド。いつかはインタビューされる側になりたい!

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