スマートオフィスソリューションNimwayでもう一段進んだオフィス活用を

「会議室の予約はいっぱいなのに、実際に行くと誰も使っていない」
「誰がどこに座っているのか分からなくて、社内のコミュニケーションがスムーズにいかない」
「せっかくオフィスを新しくしたのに、うまく活用できていない」

こんな悩みを感じたことはありませんか？

オフィスの使い方がどんどん多様化する一方、効率的な活用について頭を悩ませている企業が多い現状です。

利用状況を可視化するためにITツールを導入しても、操作が地味に面倒だったりしてなかなか正確なデータが取れないなんてことも。

そこで登場するのが、今回ご紹介する、スマートオフィスソリューション「Nimway（ニムウェイ）」です！

Nimwayってなに？

Nimwayは、ソニーネットワークコミュニケーションズが提供するオフィス向けのスマートソリューションです。
現在、国内外で100社以上に導入されており、その効果と信頼性が評価されています。

オフィスの座席や会議室の利用状況をセンサーで自動検知し、リアルタイムで「誰がどこにいるのか」「今どこが空いているのか」を可視化。 スマートフォンのアプリやデジタルパネルを使って、座席や会議室の空き状況を確認し、そのまま予約することも可能。さらに、Microsoft 365やGoogle Workspaceとも連携できるので、普段使っているカレンダーアプリと一緒に管理できます。

しかもNimwayの導入はとてもシンプル！
オフィスの天井や会議室の出入り口に、センサーやビーコンを設置します。ユーザーである社員にも負担がほとんどかからないのが魅力です！

利用者にとってのメリット

1. 簡単に座席や会議室を予約できる
オフィスに着いてから「あの席空いてるかな？」「会議室どこだっけ？」と探し回る必要はありません。
アプリやパネルで空き状況がひと目で分かり、ワンタップで予約できます。急な会議や来客対応もスムーズに行えます。

2. 同僚の居場所が分かる
フリーアドレスでは、「〇〇さんって今日は出社してる？どこにいるの？」と探す手間がよくありますよね。 Nimwayでは、同僚の出社予定や座っている場所をアプリで確認できます（本人がチェックインし許可した場合だけ）。これで、チャットや電話で確認する時間を大幅に減らせます。

3. 操作がいらない
着席時や離席時に二次元コードを読んだりする必要はありません。センサーが自動で感知してくれるので、いつも通りに座ったり移動したりするだけでOKです。（※2の居場所の確認をしたい場合はチェックインのみ必要）


管理者にとってのメリット

1. オフィスの使われ方がデータで分かる
・どの席がどれくらい使われているか
・どの時間帯に混みやすいかなど
の情報をデータで「見える化」します。これによって、
「モニターありの席とモニターなしの席では利用のされ方がこんなに違う」
「このエリアは使われてないから、別の用途に変えよう」
など、科学的な判断ができるようになります。

2. 会議室のムダをなくせる
「予約されているのに使われていない」会議室は、大きなムダです。
Nimwayは、予約された会議室が使われていないと、センサーで検知して会議予約のキャンセル依頼を予約者に通知する機能や、自動キャンセルする機能があるんです。これにより、本当に使いたい人が使えるようになります。

3. コストの最適化ができる
オフィススペースの稼働率を見ながら、減床やレイアウト変更によるコスト削減も検討できます。
「どの会議室が足りていて、どこが余っているか」「どの時間帯に席が混雑するか」などが分かるので、より効果的なオフィスづくりに役立ちます。

特別な操作やITスキルは不要で、設置もサポートがあるので安心です。
デジタルフロアマップも更新されるので、利用者も迷うことなくすぐに使いこなせますね。


担当者インタビュー

蒲沢 功さん
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社
法人サービス事業部/ソリューション営業部/営業2課/課長
にお話を伺いました。

――どういった企業に導入が多いですか？

蒲沢さん：日本では22年ごろからサービスインしました。現状30社ほどが国内、海外も含めると100社以上で導入実績があります。業界業種は幅広く、規模は席数がある程度多く、複数のフロアに入居する大企業が多いです。

――よく聞くのは、ビーコンや二次元コードの読み取りでしたが。

蒲沢さん：そうですね。少しでも手間がかかるとやる人とやらない人が出てきますし、正確なデータが取れないという声をよくききます。ビーコンは隣の会議室の数値を拾ってしまう、ということも悩みのひとつとして挙げられます。

Nimwayは、着座するだけで必ずデータがとれます。データの正確性と利用者の負担の低さから、導入を決めてくださるケースが多いですね。

――貴社はこれを活かしたオフィス作りを実践されていますよね？

蒲沢さん：当社は9階と10階に全て設置しています。操作はオフィス到着時にチェックインするだけ、座ると赤になり、トイレなど一時的に席を外すと黄色になります。よく一緒に仕事する同僚を「お気に入り」登録していればその人がチェックインした場合はどこにいるかわかるので、コミュニケーションがとりやすくなるんです。

――お気に入り登録、便利ですね！
あと私ここの半個室がけっこう好きです。人気ありませんか？

蒲沢さん：ありがとうございます。この半個室すごく人気あるんですよ！でも増やす意思決定はしません。基本的にはコミュニケーションを取ってほしい、という意図でオフィスを設計しているのでこれを増やしてみんなにこもられてしまうと意味がないですから。

――たしかに！

蒲沢さん：また、ほとんどの企業で抱える課題として「会議室不足」があります。出社回帰とはなっても、会議スタイルはオンラインが多いまま。一人、もしくは少人数でこもる部屋が足りないというクレームを毎日のように受けている総務さんがいるのも実態としてあるようです。

Nimwayのデータを活かせば、比較的空いている時間帯や曜日がはっきりわかります。そういった情報を公開することで社内のエンゲージメントを下げないように使っていただきたいですね。

「予約と利用の対比」もチェックできるのは重宝されています。いわゆるカラ予約ですね。一定時間、予約をしているのに黄色（離席）が続いていると予約がリリースされるという機能もあるんです。

――画期的ですね。

蒲沢さん：といってもいきなりその機能を使うと反感を買うと思いますので、ファーストステップではまず現状の情報（空き時間帯や曜日の情報、カラ予約が多いなど）を開示して、社内で会議室利用について気を付けるフェーズをもうける。なかなか是正されないときは次のステップで、リリース機能を発動する。

というように、段階的に進めていくのがイイかなと思います。

――そんなおススメの導入方法まで教えていただきありがたいです…！

蒲沢さん：カフェスペースやリフレッシュルームなど部分的に導入される企業もあります。

部分的という観点では、こんな事例があります。13階建てのビルの最上階に、テナント共有エリアがありまして、集中しやすい半個室や誰でも使える小会議室も豊富にありました。でも利用率が非常に低かったんです。Nimwayを導入したところ、利用率が格段に上がったという事例です。

――なぜでしょう？

蒲沢さん：13階まで行かないと空き状況がわからなかったんですよ。導入後は離れた階のテナントさんもわざわざ足を運ばなくても空き状況がわかるようになったので、利用しやすくなったというわけです。

コロナのような時期には誰がどこを歩いていたかというのまでトレースできるのでそういった使い方もできますね。

――具体的な設置のしかたなのですが、10人用の会議室の利用人数を調べたい場合、10コセンサーをつけるということになりますか？

蒲沢さん：そうですね。その部屋にいるかいないかを判断するセンサーだけでもいいですが、10席全部につければ、「10人用の会議室を1人や2人で使うケースがどの程度あるのか」を正確に確認できるのがNimwayです。

正確なデータを取るためにセンサーの数が多くなることから、コスト面では競合と比較するとどうしても高価になります。でも正確性がないと本当の意味で経営に活かすことはできません。

ABWを導入して、バラエティに富んだ様々な什器がちりばめられるようになり、オフィスの使い方が柔軟になりましたが、その一方で、管理者のほうは希望通りにオフィスが使われているかどうかなかなか見えづらいものがあります。効率的で快適なオフィス運営のためにNimwayをぜひ活用していただきたいです。

――今日はありがとうございました！

まとめ

オフィスの使い方が多様化している今、スペースを効率よく使い、快適に働ける環境をつくることがますます大切になっています。 「どこが空いているのか分からない」「会議室が足りない」「同僚を探すのに時間がかかる」――そんな悩みを、Nimwayは一気に解決してくれます。

データに基づいたスマートなオフィス運用が、従業員の働きやすさも、管理側のコスト効率も、ぐっと高めてくれます。 もっと自由に、もっと快適にオフィスを進化させるため、Nimwayを検討してみませんか。