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気になるノウハウ!

ライター:一色先生

2022.11.18

教えて!一色先生☆オフィスカイゼン策ベスト10を大公開!(10~6位)☆

一色先生、ことトッシーです。 こんにちは。
あなたは、オフィス環境の中で「使いにくいな」とか、「なんで、こうなっているんだろう」とか、「もう少し良くならないかな」と思うことはありませんか?

トッシーはコクヨのオフィスカイゼンマンとして2013年から、退職する2019年まで、約300件のオフィスカイゼン策を具体化してきました。現在はコクヨデザインパートナーとして、コクヨのオフィスカイゼンのアドバイスなども対応しています。

そのオフィスカイゼン策の中で好評だったものを参考に、筆者の経験から、「知っておいて欲しいオフィスカイゼン策ベスト10」を独断で選定してみました。
今回は10位から6位までを、次回5位~1位までを。二回に分けて紹介します。

オフィスカイゼンは「ちょっと気になることは何かな」という意識を持つだけで、いくつでも形にすることができます。まずはじめに、”改善”の定義から整理してみましょう。

1.改善の定義
「原因に対する対策:手段選択・方法変更、大変ではなく小変、制約対応・現実対応」です。 簡単に言うと「やり方変える、小さく変える、できる範囲で変える」です。
※参考文献:「手っとり早い改善実施ノウハウ」東澤文二(日刊工業新聞社)

大きなことをやらなくても、今より少しだけでもよりよくできないかと考えて、実践してみることでより働きやすいオフィス環境に変わっていきます。オフィスは何もしなければ劣化するものなので、意識して小さなカイゼンを積み重ねる必要があります。

2.オフィスカイゼン策ベスト10(10位から6位まで)
それでは「オフィスカイゼン策ベスト10」10位から順に紹介していきます。

10位 オフィスカイゼンボード(オフィスカイゼン活動を見える化)

どのような改善策を実施したのか、誰が対応しているのかなど、オフィスカイゼン活動の進捗状況を皆さんはどう伝えていますか?


改善活動の状況がわかるオフィスカイゼンボードを、すべての社員が休憩や、ミーティングで使用するラウンジの壁面に設置しました。カイゼンボードのサインの下に、カイゼン活動の目的、オフィスの平面図、活動の進捗状況、カイゼン委員会のメンバー紹介を行っています。改善実施策ははがきサイズのカードを都度掲示するようにしています。

9位 書けないホワイトボードマーカー撲滅レシピ

ホワイトボードマーカーを使用するときにインクが無くなっていて書けない!という経験、誰しも一度はあることでしょう。


ホワイトボードがあるところに
「使用中マーカー」
「補充用予備品(スペア)」
「使用済」
の3つのボックスを用意します。書けなくなったマーカーは使用済みのボックスに収め、予備のホワイトボードマーカーを使用中マーカーボックスに移動します。メンテナンスは「使用済」と「補充用予備品(スペア)」のボックスを確認するだけで対応できます。

8位 冷蔵庫扉・フタに名前と日付け

お昼のお弁当や、飲み物の一時保管用に冷蔵庫を利用するオフィスは多くあると思います。多くの人が利用していると、誰がいつから置いているものなのか分からないということが起こりがちです。


冷蔵庫の扉にマスキングテープやふせん、サインペンを置いて氏名、日付を記入するというルールを表示するだけで、いつまでも冷蔵庫の中に溜まってしまうことを避けられるようになります。

冷蔵庫にある飲み物やお弁当はその日に飲食するものか、ほったらかしになってしまったものか、見た目では区別することができません。日付入りのシールを使うことで、日ごろ使われているものと、そうではないものに区別することができます。

7位 文具姿置き(共用文具)

フリーアドレスオフィスになると、個人専用のデスクが無くなるので、たまに使用する文具は共有にしておくと、備品の重複や無駄を避けることができます。


共用文具は平らなところに、ものの形状(姿)のまま設置するようにします。使用した文具を元に戻す際にも、どこに戻せばいいか直感的にわかるので、探すムダ、取り出すムダ、戻すムダがなくなります。

*共用文具をいつでも使えるようにしておくには、決められたものが決められた場所で保管されるようにルールを浸透する必要があります。このことは「定置化」と呼ばれますが、それを分かりやすく伝える方法として「姿置きが大変有効です。ただし、普通のスポンジをくりぬくのは面倒なので、賽の目状に手で切り取れるスポンジタイプを活用すると便利です。
ツール管理シート

6位 掃除道具スッキリボックス

机周りの汚れた状態を見たときに、これをきれいにしたいなと思ったときに掃除道具が近くにないと、そのままでガマンして使用するということになりがちです。


オフィスの中に数か所、掃除道具がセットされたボックスを設置しておくと、自主的に掃除したいと思った人の気持ちにこたえることができます。 (複合機がある場所にこのボックスを設置すると、複合機を使用するときに自然に目にすることになり、存在が頭の中にインプットされ必要な時に使ってもらえます。)

以上 10位から6位までを紹介しました。
ちなみにコクヨで実施したオフィスカイゼン策は「オフィスカイゼン委員会*2」としてホームページで紹介しています。 現時点で155件の改善策を紹介しています。

次回は5位から1位を紹介します。お楽しみに。
ここまで読んでいただいてありがとうございました。

Informationコクヨオフィスカイゼン委員会
https://www.kokuyo-furniture.co.jp/kaizen/index.html
一色先生

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ライタープロフィール

コクヨに42年間オフィスデザイナーとして勤務。オフィスデザインだけでなくオフィス研究やオフィス運営維持活動も担当。オフィスやカイゼンに関する講演は全国で50回以上実施している。2019年にはデザインスタジオを開業。オフィスのコンセプトづくりやコンペ提案のアドバイスを対応。
水彩画家として個展やカルチャースクールの絵画講師、公募展への応募なども行っている。2020年には初出品した水彩画が日展入選。はやくスケッチ旅行を再開したい。

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コクヨに42年間オフィスデザイナーとして勤務。オフィスデザインだけでなくオフィス研究やオフィス運営維持活動も担当。オフィスやカイゼンに関する講演は全国で50回以上実施している。2019年にはデザインスタジオを開業。オフィスのコンセプトづくりやコンペ提案のアドバイスを対応。 水彩画家として個展やカルチャースクールの絵画講師、公募展への応募なども行っている。2020年には初出品した水彩画が日展入選。はやくスケッチ旅行を再開したい。

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