【イベントレポート】オフィスの広場が、総務座談会をやってみた！第1回「そうむの広場」Part1”コロナ前後の変化編”

オフィスの広場が現役総務担当者を集めて
座談会を開催しました！

題して、総務座談会～そうむの広場！～
第1回目は様々な業種のお三方をお招きし、3つのテーマでざっくばらんにお話しいただきました。コロナ対応、現状の課題や不安、今後のオフィスのあり方、つぶやき、ぼやき、、じゃなかった（！）＾＾；
お互いに参考になるコメントもたくさんあり、とても有意義な場となりました！

筆者にとっての初めてのファシリテーション、久々に緊張しましたが＞＜
何より参加者の皆さんが、”同職種同士”でしか話せない気持ちを吐露できたことが、すごく良かったと思います。

今回はその座談会の模様を、レポートさせていただきます！

まずはPart1、テーマは「コロナ前後でどう変わった？」です！

それではまず、皆さんのご紹介からスタートしたいと思います！

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今泉 創（いまいずみ・はじめ）さん
パーソルキャリア株式会社　戦略総務部　マネジャー

総務歴10年、笑顔がステキな総務男子です！

＊経歴＊
前職では総務・法務・人事を幅広く担当され約7年。パーソルキャリアへ転職後は総務部門のマネジャーとして活躍。各種資産の購買/管理、オフィスセキュリティ、捺印及び文書管理ほか多くのルーティンをこなしながらも、“攻めの総務”として固定概念に縛られず社内リソースを最大限活用しながら様々な課題解決に取り組む。

＊企業情報・管轄範囲＊
人材紹介、求人広告、新卒採用支援等のサービスを提供。従業員約5,300名、拠点数28拠点を、総務部門5名、ファシリティ部門5名で担当。パーソルホールディングスは国内海外で130を超えるグループ会社があり、連結従業員数は5万名を超える。

※写真：2020.11.13 気になるこの人！より

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外山 和美（とやま・かずみ）さん
日本マクドナルド株式会社　総務本部　総務部　マネジャー

＊経歴＊
入社後２年の店舗勤務を経て社内公募により総務へ。過去には、株主総会や持株会などの各種イベントの企画・運営や契約、規程、車輛・備品管理を担当した。産休・育休も経験し、役員室業務を経験した後総務へ復帰。直後に大震災の対応、警察/行政/政治家等の渉外窓口も担当。月約200時間の定型業務をアウトソーシング化した実績も。現在は、社内外の幅広いリレーションを活用し、ファシリティマネジメント、文書管理等の多岐にわたる総務業務のほか、2015年からスタートした働き方改革プロジェクト「ソクラテス」をリードしている。

＊企業情報・管轄範囲＊
ハンバーガー・レストラン・チェーンの経営。管轄範囲は、オフィス部門約450名、4拠点。全国約2,900店舗に関わる業務も一部担当。連結社員数は2,100名超。

総務歴21年の大ベテラン、優しい雰囲気のワーキングマザー！

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松林 知子（まつばやし・ともこ）さん
損害保険ジャパン株式会社　総務部 副長

＊経歴＊
入社以来、経理、子会社関連業務、総務など多方面から本社部門を支え、スマホの内線利用やインターネット網再構築、複合機の機能解放など、通信機器系を中心にプロジェクトに携わる。現在は、日々のルーティンをこなすかたわら、全国1,500台を超える複合機の機能解放、本社オフィスリニューアルのプロジェクトを中心に奮闘中。

＊企業情報・管轄範囲＊
損害保険事業、生命保険事業。5万を超える代理店数。社員数約25,000名。グループ内の総務業務は一部を除きシェアードサービスセンター化している。現地部署からの不動産、動産系の照会対応は北海道地区を担当。

総務歴約5年、しっかり者の外見から垣間見えるチャーミングな表情が印象的＾＾

ではでは、早速座談会を始めていきたいと思います～！！

テーマ１
コロナ前後でどう変わった？
会社の雰囲気、働き方、制度など

―コロナ対策で一番最初にどのような対応をされましたか？

今泉：大きく二つあります。まず感染から従業員を守るためのアクション、そして働ける環境づくりの2軸です。人事と連携、出社を必要としない環境づくり、出社した場合でも消毒液やマスクの充実、ソーシャルディスタンスの確保など、感染防止対策を実施しました。リモートワークが出来る社員に関しては、そのための環境構築ですね。携帯電話を2か月くらいの間に1000台、2000台と配付するなど、とにかく勢いで進めていきましたね。

―リモートワークはすでに実施が進んでいたのですか？

今泉：職種によっては実施していた部門もありますが、バックオフィス部門は、“できるけど出社していた”という感じでした。それが、一定数を除き一気にリモートに転じましたね。

―総務というと「それでも出社しないといけない部署」の代表って感じですが、今泉さんも？

今泉：そうですね。でもマスク手配や捺印処理など出社が必要な業務はそれほど多くはなかったので、私と上席のもので対応し、メンバーは基本在宅ワークしてもらいました。

―マクドナルドさんは店舗もたくさんあるので、マスクや消毒液の調達も大変だったのでは。

外山： もう争奪戦でしたね、、、緊急事態宣言が発出されるころから一気に市場に出回らなくなって、普段お取引している企業からだけでは入手困難に。店舗資材の輸入や調達を担当するサプライチェーン部門と連携したり、過去に総務でお取引があったビジネスパートナーや今まで培った人脈をたどり、あの手この手でかき集めるという。総務のいろんなつながりがあって本当によかったと実感しました。

―人脈づくり、重要ですね。働き方の変化はどうですか？

外山： 緊急事態宣言が発出される少し前、3月の半ばくらいから在宅勤務制度がスタートして全オフィス社員で実施していました。実は数年前から制度はありましたが、「上司が出社してるから」とか「会議に一人だけWEB参加はしにくい」などの理由で残念ながら活用されず。それが、コロナをきっかけに役員陣でも率先して実施されたため、会社全体に一気に浸透。結果として働き方やカルチャーを見直すことができたのではないかと思います。

―松林さんは今日はオフィスからの座談会参加ですね。

松林：はい。弊社も以前からテレワーク制度はありまして、東京オリンピック開催時期に向けて、まさに全社員で利用できるように調整していました。回数制限もありましたが今はコロナのために期間限定で制限をはずしての運用です。

営業やコールセンターを始めとする、今までテレワーク実施が難しいとされていた部署でも在宅ワークを実施できました。古くからの風潮みたいなものもあって今まで進まなかったことが、大きな外圧がかかり一気に進んだという感じですね。

―コールセンターでもテレワークってすごいですね。4月ごろの日経新聞で、中国の記事を読んだのですが、全面的にテレワークに移行した企業が多い中、多くは歓迎ムードだったのがコールセンターの職種の人は出社ベースに戻りたいという意見が多いと。そういった意見はありますか？

松林：弊社もコールセンター部門がテレワークを実施したというのは日経新聞記事にでまして。直接意見はヒアリングできていませんが、在宅ワークでの不安ごとはあるようです。

例えば、お客様と話しながら何かしらトラブルが発生した場合に、通常はその場で目くばせや挙手すればサポートが得られます。ですが在宅で一人で対応していると気づいてもらえないので、同僚とのチャットでパソコンのキーを連打してSOSを出し、周囲が遠隔でフォローというケースもあるようです。また上司のほうも見えない場所にどう目配りをしてよいか、という課題も生まれています。

―心理的ストレスが発生しているんですね。

松林：もともとコールセンターでは、そういった心理的ストレスを緩和するために、休憩時間をゆっくりくつろいでもらえるような設え（しつらえ）にするなどの工夫があるんですが、自宅だとそれもないですしね。

外山： 弊社の社員でいうと、「戻りたい」とまでは聞いていませんが、実際に出社率は上がってきています。テレワークが習慣づいてきたことでメリットもある反面、長期化したことからくるメンタル＆フィジカル面のストレスという問題は少しずつ見えてきています。

元々「コミュニケーションを大事にしている文化」から、チャットでのカジュアルな会話を促進したり、オンライン会議で朝会が頻繁に行われたりなど、直接のコミュニケーションをとるよう心がけています。

今泉：出社するかしないかの希望って個人差がありますよね。在宅のほうが生産性が上がる人もいれば、出社して周囲とのシナジーがあったほうがいいという人も。性格や職種、ライフステージによるところがあるではないかと。

―ご自身はどうですか？

今泉：ん～そうですね、“適度”に出社したい(笑)。家にずっといると寂しくなるというか…

―ちょっとかわいいこと言ってますよ、総務男子！！

全員：笑笑笑

―みなさん、実際の出社状況はどんな感じですか？

今泉：週1出社。

外山：週2出社。

松林：週2～3出社です。
個人的には一人暮らしなので、時々出社しないと自分がメンタルやられちゃうな、と本気で思いました(笑)。オンラインミーティング前後に意識的に雑談を入れる、という会社もあると思うのですが、うちの会社はしていないので、オフィスに出社しないとなかなか雑談できないんですよね。

―制度とかはどうですか？通勤定期代とかなくなったりしていませんか？

外山：現在は、通勤定期代を廃止しテレワーク手当の支給に切り替え。交通費は実費精算に移行しました。その結果、弊社スタッフのテレワーク環境が向上しただけではなく、会社としてのコストメリットにも繋がりました。金額は、他社のヒアリングを行い社内で議論しながら決定しました。皆さんと同等レベルかと思います。

松林：それって、今後も継続なんですか？

外山：“原則テレワーク”、という期間が続く限りは継続して支給していくと思います。

松林：なるほど、ありがとうございます。参考になります。

今泉：うちは在宅手当を新規に制定しましたが、通勤定期代の支給については週3以上定期的出社をする社員のみ支給で、その他は実費精算というように切り分けてます。

―なるほど、ハイブリッドタイプですね。

―あと気になるのが、「脱ハンコ文化」。保険会社は契約も多くて大変では？

松林：できるものはしていきましょう、ということで、つい先日ようやくドキュサイン導入がスタートしたのですが、、、まだ周囲では見かけていません(笑)。

全員：(笑)

外山：うちもグローバルでドキュサインを導入していて、日本でもつい最近始まりました。ただ相手があることなので、自社だけが導入すればすむものではないなと実感しています。

例えば店舗関連ではフランチャイズ契約も結構あるので、そこにドキュサインの説明を直接しに行く対応が必要ですし、総務部門も他の部署に比べると契約先が多く、意外とまだまだ導入している企業が少ない印象です。

今泉：2～3年前くらいから一部で導入し、少しずつ範囲を拡大しているところです。出社しないと契約できないということがそもそもイケてないな、と思うので、リモートワーク下ですべての業務が完結できるよう、なるべく選択肢が多い状態を作っています。

導入にあたっては意外に時間がかかりました。法的要件をどうクリアするか、内部体制どう担保するか、など結構調整が必要なことが多く、また電子署名に関する範例みたいなものがないので“手探り感満載”でした。全体リリースもつい先日ですからまだ様子見というか。

まだ社会的に浸透してないですし、会社にとっても新しい取り組みなので、どう社員にインプットして促進していくか、というのが悩みどころです。

―なるほど、、、「導入」のハードルを越えた次には「どうインプットするか」が課題となってくるんですね。

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これにてPart1は終了です。今号の筆者の気づきは・・・
・みなさん割とスムーズにリモートへの移行ができた印象
・意外に電子署名の導入、始めているんだ！
・じわじわやってくるメンタル面の問題も気になる

まだまだ座談会は続きます＾＾
次回、Part2のテーマは、
「現状の課題～いま困っていること、不安に思ってることはどんなこと？」
です！お楽しみに！

▼オンライン開催で、こんなふうに盛り上がりましたヨ☆